Bijdrage door Lode Maris, Regional President West-Europa bij Unit4

Er wordt vaak gezegd dat er voor financiële professionals geen betere tijd is dan vandaag. Zij kunnen namelijk gebruikmaken van allerlei tools voor financiële planning en analyse (FP&A) en van een enorme hoeveelheid interne data om een uitgebreid beeld te krijgen van de bedrijfsprestaties. De financiële afdeling vormt daarmee een strategische spil voor de planning en besluitvorming van de organisatie.

Maar het is niet zo gemakkelijk als enkel naar de cijfers kijken en een beslissing maken. Want bij het analyseren en interpreteren van financiële data speelt de menselijke factor steevast een belangrijke rol. Want ook de andere medewerkers moeten meegenomen worden in de financiën en de beslissingen. Financiële professionals hebben dus niet alleen een koele analytische geest nodig, maar ook een uitgebreid arsenaal van soft skills, zoals communicatie- en onderhandelingsvaardigheden en het vermogen om het vertrouwen van mensen te winnen.

Geen correcte antwoorden

Wat deze vaardigheden nog belangrijker maakt, is het feit dat er geen juist antwoord bestaat als het om de financiële planning gaat. Als je terugkijkt op eerdere bedrijfsprestaties kun je natuurlijk vaststellen of de prognoses zijn gehaald. Maar wat je meet kan sterk afhankelijk zijn van wat je organisatie bereid is om te meten. Vaak is er sprake van een discrepantie tussen datgene wat de directie wil meten en de informatie die senior managers bereid zijn om aan hen prijs te geven.

De financiële afdeling werd in het verleden dan ook nog wel eens op afstand gehouden van de rest van de organisatie. Maar dat is de laatste jaren veranderd. Ze worden niet meer gezien als de eeuwige vijand, maar steeds vaker als bondgenoot die de hele organisatie helpt met het verbeteren van de prestaties, het herhalen van successen en het corrigeren van fouten en verkeerde aannames. De financiële afdeling kan dit doen door het bieden van een platform en de tools die nodig zijn voor een single source of truth voor de organisatie. Alle veronderstellingen die aan de basis staan van budgetten en prognoses kunnen hierin worden verzameld en vergeleken met de werkelijke resultaten. Uiteraard kan het voorkomen dat aannames later onjuist blijken. Het is dan belangrijk om die veronderstellingen snel binnen het F&A-systeem te identificeren en de koers bij te sturen. En het is al even belangrijk om positieve verrassingen uit te lichten en zichtbaar te maken voor de hele organisatie. Op die manier kan de business het succes van bijvoorbeeld een bepaalde regio reproduceren. Betrek ook de senior managers bij dit proces om snel aan te tonen hoe de organisatie nog succesvoller kan opereren.

Samenwerking is de sleutel tot succes

De financiële afdeling heeft toegang tot bergen aan data. Het is daarom begrijpelijk dat een manager van een business unit zich bedreigd kan voelen. Die houding is echter volkomen onterecht. Want de financiële afdeling kan niet eigenhandig beslissen wat die moet meten en hoe gedetailleerd een rapportage moet zijn. Zeker niet als het gaat om het afgeven van prognoses voor de toekomstige bedrijfsprestaties. Of bijvoorbeeld bij het opstellen van een verkoopplan. Moet er dan verslag worden uitgebracht over een specifieke regio, een specifiek product of een specifieke salesmedewerker?

Dit alles lijkt misschien ver af te staan van de traditionele rol van de financiële afdeling: voor een sluitende boekhouding zorgen. Toch is het belangrijker dan ooit dat financiële professionals optreden als onderhandelaars. Samenwerken met senior managers vraagt om emotionele intelligentie en vaardigheden zoals actief luisteren. Dat is nodig om tot zo accuraat mogelijke planningen, prognoses en rapportages te komen. Zonder een dergelijk draagvlak zal het enorm lastig worden om te waarborgen dat de business op koers ligt om de prognoses voor het huidige boekjaar te halen. De financiële afdeling kan pas echt effectief functioneren als het wordt gezien als integraal onderdeel van de organisatie.